複数ベンダーに分散した発注をどう統合するか——一本化で見えるコストとリスク
ある調査では、86.4%の企業で何らかのシャドーIT（情報システム部門が把握していないITツール・サービスの利用）が存在すると報告されています。発注が複数のベンダーに分散すると、契約管理や請求処理といった目に見えるコストだけでなく、既存システムと重複した機能を持つサービスを別々に購入してしまうといった、目に見えにくいコストも積み重なります。本記事では、発注統合によって見えてくるコストとリスクを整理します。
発注分散がもたらす「見えないコスト」
結論：発注が分散すると、契約管理コストだけでなく、機能重複による無駄な支出と、シャドーIT化によるセキュリティリスクの両方が積み重なります。
部署ごとに異なるベンダーへ発注していると、既存システムと同じ機能を持つサービスを重複して購入してしまうケースが起きやすくなります。これは単なる無駄な支出にとどまらず、社内システムの複雑化を通じて障害リスクの増加にもつながります。加えて、情報システム部門が把握しないまま契約されたITツールがシャドーITとして積み上がり、セキュリティインシデントの原因になるケースも報告されています。
統合すべきかどうかの判断基準
結論：発注が「機能の重複」「契約更新のタイミングのズレ」「情報共有の分断」のいずれかを引き起こしている場合は、統合を検討すべきサインです。
| 兆候 | 統合を検討すべき理由 |
|---|---|
| 機能の重複したツール・サービスが複数存在する | コストの無駄と社内システムの複雑化を招く |
| 契約更新のタイミングがベンダーごとにバラバラ | 管理部門の負荷が高く、更新漏れのリスクがある |
| ベンダー間で情報共有がされず、同じ質問を何度もする | プロジェクト全体の整合性が取りにくくなる |
すべてのベンダーを1社に統合する必要はありませんが、これらの兆候が複数重なっている領域は統合の優先度が高いといえます。
統合を進める際の進め方
結論：一度にすべてを統合しようとせず、まず「重複が大きい領域」から着手するのが現実的です。
発注統合は、既存の契約をすべて見直す大掛かりなプロジェクトに見えがちですが、実際には重複コストが大きい領域から段階的に進める企業が多いです。当社はシステムインテグレーション、AI開発、AWS基盤構築、オフショア開発を一社で扱っており、複数の発注先を段階的に集約したい企業の窓口として相談を受けることが多くあります。すべてを一度に任せる必要はなく、まず重複の大きい領域から相談していただく形で問題ありません。
FAQ
Q. 発注をすべて1社に統合すべきですか。
必ずしもその必要はありません。機能の重複や契約管理の負荷が大きい領域から段階的に統合するのが現実的です。
Q. シャドーITはなぜ問題なのですか。
情報システム部門が把握しないままツールが使われることで、セキュリティリスクや機能重複によるコストの無駄が生じやすくなります。
Q. 発注統合はどこから始めればよいですか。
まず社内で契約中のベンダー・ツールを棚卸しし、機能が重複している領域や契約更新の負荷が高い領域を特定するところから始めます。
まとめ
発注の分散は、契約管理コストだけでなく機能重複やシャドーIT化による見えないコストを積み重ねます。すべてを一度に統合する必要はなく、重複の大きい領域から段階的に進めることが、無理なく効果を出す近道になります。