RPAとAIエージェントの違い｜使い分けと乗り換えの判断基準

目次

1. RPAとAIエージェントの違い
2. 管理部門の業務例｜RPAに向く業務とAIエージェントに向く業務
3. RPAとAIエージェントの使い分けを判断する3つの基準
4. RPAからAIエージェントへの乗り換えを考えるタイミング
5. RPAとAIエージェントを使い分けた業務の例
6. RPA・AIエージェントの導入や乗り換えで注意したいこと
7. よくある質問（FAQ）
8. まとめ

「RPAとAIエージェントは、何が違うのか分からない」「すでにRPAを使っているが、AIエージェントに替えたほうがよいのか」。業務の自動化を進めている管理部門では、こうした疑問がよく聞かれます。

どちらも業務を自動化する仕組みですが、得意な作業は異なります。RPAは、決められた手順を正確にくり返す作業が得意です。一方、AIエージェントは、形式が異なる情報を読み取ったり、状況に応じて必要な処理を進めたりする業務に向いています。ただし、判断の内容やリスクによっては、人による確認を組み合わせることが重要です。

そのため、「RPAは古いからAIエージェントに替える」「AIエージェントがあればRPAはいらない」と考えるのではなく、業務の性質に合わせて使い分けることが大切です。

「自社の業務にはどちらが合うのか判断したい」「今のRPAを替えるべきか迷っている」という方は、自社の業務を思い浮かべながら読み進めてみてください。

RPAとAIエージェントの違い

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、人がパソコンで行っている操作を、決められた手順どおりに自動で再現する仕組みです。画面のどこをクリックし、どの欄に何を入力するかをあらかじめ設定しておき、そのとおりに動きます。

AIエージェントは、与えられた目的に向けて、情報を読み取り、状況に応じて判断しながら複数の処理を進める仕組みです。書類や文章の内容を理解し、次に何をするかを選びながら作業を進められます。

この表のとおり、RPAとAIエージェントの違いは、単にどちらが新しいかではありません。決められた手順を正確に実行する作業が得意なのか、情報を読み取り、状況に応じて処理を進める作業に向いているのかが、大きな違いです。

ただし、両者の機能が完全に分かれているわけではありません。AIの機能を組み合わせたRPAもあり、AIエージェントにも決まった手順を実行させることができます。大切なのは、ツールの名称だけで判断せず、自動化したい業務の内容に合わせて選ぶことです。

AIエージェントそのものの仕組みについては、以下の記事で解説しています。

• 関連記事：AIエージェントとは？生成AIとの違いと管理部門の活用例を解説

管理部門の業務例｜RPAに向く業務とAIエージェントに向く業務

では、管理部門の業務では、それぞれどのような業務が向いているのでしょうか。部門ごとに、代表的な業務を分けてみます。

※表の右側はAIエージェントの活用例ですが、実際に必要な仕組みは業務の要件によって異なります。例えば、請求書の読み取りだけならAI OCRで足りる場合もあり、読み取り結果を照合し、例外を整理して後続処理まで進める場合はAIエージェントが選択肢になります。

左側の業務は、処理の手順や条件があらかじめ決まっており、そのルールに沿って繰り返し実行できるものです。一方、右側の業務は、書類の様式や文章の内容に応じて情報を読み取ったり、複数の情報を照らし合わせたりする作業が含まれます。

ただし、右側の業務も、必ずAIエージェントが必要というわけではありません。読み取りだけならAI OCR、決まった条件での転記や通知なら通常の自動化で対応できる場合があります。複数の情報を確認し、状況に応じて処理を進める必要があるかどうかも、仕組みを選ぶ際の判断材料になります。

同じ部門の中でも、業務によって向いている仕組みは異なります。部門単位で決めるのではなく、業務ごとに必要な処理や判断を整理することが大切です。

AIエージェントの活用例は、以下の記事でも紹介しています。

• 関連記事：管理部門のAI活用事例10選｜総務・人事・経理・法務の活用例

RPAとAIエージェントの使い分けを判断する3つの基準

自社の業務がどちらに向いているかは、次の3つの基準で判断できます。

① 手順の固定度

毎回同じ画面を開き、同じ順番で入力や確認を行う業務は、RPAや通常の自動化で対応しやすい業務です。一方、内容によって次に行う作業が変わる業務では、条件分岐の設定で対応できるかを確認します。あらかじめルールを決めにくく、状況に応じた情報の整理や処理の選択が必要な場合は、AIエージェントが選択肢になります。

② 入力形式の統一度

自社で作成したデータや決まった様式の書類だけを扱う業務は、項目の位置や形式が一定のため、決まった手順で処理しやすい業務です。一方、取引先や自治体ごとに様式が異なる書類では、AI OCRなどで情報を読み取る方法が考えられます。読み取った情報の整理や照合、その後の処理まで連続して進める必要がある場合は、AIエージェントの活用も検討できます。

③ 判断や例外の多さ

「請求書の金額と会計データが一致しているか」のように、明確なルールで判定できる業務は、通常の自動化で対応しやすい業務です。一方、文章の内容を読み取って情報を整理したり、複数の情報を踏まえて次の処理を選んだりする業務では、AIエージェントが選択肢になります。ただし、金額の不一致や契約内容など、誤りが大きな影響につながる場合は、AIの結果を人が確認する仕組みが重要です。

3つの基準で判断が分かれる業務もあります。その場合は、決まった処理はRPAや通常の自動化で行い、形式の異なる情報の読み取りや状況に応じた処理の選択にはAIエージェントを活用するなど、1つの業務の中で役割を分ける方法もあります。

どの業務をAIに任せるかの考え方は、以下の記事で詳しく解説しています。

• 関連記事：管理部門のAI活用｜AIに任せる業務を判断する3つの基準と事例

RPAからAIエージェントへの乗り換えを考えるタイミング

すでにRPAを使っている場合、すべてをAIエージェントに替える必要はありません。RPAの限界を感じる場面が増えてきたときが、乗り換えや併用を考えるタイミングです。

一方で、いまのRPAが安定して動き、効果も出ている業務は、そのまま使い続けて問題ありません。乗り換えるかどうかは、次の4つの選択肢から考えます。

乗り換えを考えるときは、「RPAか、AIエージェントか」の二者択一ではなく、業務のどの部分でつまずいているかを先に確認することが大切です。

なお、乗り換えを検討する際は、作業のしやすさだけでなく、新しい仕組みの導入費用や運用費用、保守にかかる負担も含めて比較しましょう。自動化できる範囲が広がっても、費用や管理の負担が大きくなる場合は、現在の仕組みを継続したほうが適していることもあります。

導入後の運用や保守の負担を抑える体制づくりは、以下の記事で解説しています。

• 関連記事：AIエージェントの運用・保守｜作って終わりにしないための体制と進め方

RPAとAIエージェントを使い分けた業務の例

ここでは、管理部門の業務を例に、RPAや通常の自動化だけで十分な業務と、1つの業務の中でRPA・AIエージェント・人の役割を分ける業務を紹介します。

RPAや通常の自動化で十分な例：勤怠データの集計と給与システムへの転記

毎月の給与計算の前には、勤怠システムから勤怠データを出力し、集計して給与システムへ転記する作業があります。

この業務は、毎月同じ形式のデータを、決まった手順で集計し、給与システムへ転記する作業です。手順と入力形式が決まっており、内容を読み取って判断する場面もほとんどありません。そのため、RPAや通常の自動化で対応しやすい業務です。

AIエージェントを使わなくても、決まった手順で処理できる仕組みを作れます。手順が明確で、判断を必要としない業務では、RPAや通常の自動化を使うことで、安定した処理を実現できます。

1つの業務の中で使い分ける例：取引先から届く請求書の処理

一方、取引先から届く請求書の処理は、1つの業務の中に性質の違う作業が含まれています。

請求書は取引先ごとに様式が異なり、金額や品目の書き方もさまざまです。こうした書類の読み取りや、発注データとの照合で見つかった差異の整理は、決まった手順だけでは対応しにくい作業です。一方で、請求書が届いたことの検知や、会計システムへの入力は、決まった手順で処理できます。

そこで、作業ごとに向いている仕組みを分けると、次のようになります。

このように、1つの業務の中でも、作業ごとに向いている仕組みは異なります。様式がそろった請求書だけを扱う場合は、読み取りをAI OCRに任せるだけで足りることもあります。どこまでをAIエージェントに任せるかは、扱う書類の種類や、差異がどのくらい発生するかによって変わります。

AIエージェントだけで業務全体を動かすのではなく、RPAや通常の自動化と組み合わせ、判断が重い場面には人の確認を残すことで、正確さと効率の両方を保ちやすくなります。

RPA・AIエージェントの導入や乗り換えで注意したいこと

RPAやAIエージェントを導入するとき、あるいは乗り換えるときには、次の3つに注意します。

1. まずは一部の業務から切り替える

複数の業務をまとめて切り替えると、問題が起きたときに原因を見つけにくくなります。まずは1つの業務、あるいは業務の一部から切り替え、安定して動くことを確認してから対象を広げていきます。

2. 人の確認を残す

AIエージェントの読み取り結果には、誤りが含まれることがあります。特に、社外に出る書類や取引に関わる判断など、間違えたときの影響が大きい作業には、人が確認する工程を残しておきます。

総務省・経済産業省の「AI事業者ガイドライン」でも、AIのリスクに応じて、人間が適切に関与・監督することの重要性が示されています。

3. 効果を記録する

切り替える前と後で、作業時間や処理件数、人が対応した件数などを記録しておきます。数字で比べられるようにしておけば、乗り換えた効果を確認でき、次にどの業務へ広げるかを判断する材料にもなります。

導入の始め方や広げ方、効果の測り方は、以下の記事で解説しています。

• 関連記事：AI導入はスモールスタートが正解｜最初の1業務の選び方と進め方
• 関連記事：管理部門のAI活用ロードマップ｜1業務から広げる3段階の作り方
• 関連記事：AI導入の効果測定｜実行回数と削減時間で成果を見える化する方法

よくある質問（FAQ）

まとめ

• RPAとAIエージェントの違いは、新しさではなく、「決められた手順の実行が得意か」「状況に応じた判断が必要な作業に向くか」にあります
• 管理部門でも、同じ部門の中で業務ごとに向いている仕組みは異なります
• 使い分けは、「手順の固定度」「入力形式の統一度」「判断や例外の多さ」の3つの基準で判断できます
• RPAを見直すときは、いまの仕組みを続ける・一部だけAIエージェントにする・併用する・AIエージェントへの乗り換えを検討する、の4つから業務に合う方法を選びます
• 導入や乗り換えでは、まずは一部の業務から切り替え、人の確認を残し、効果を記録することが大切です

RPAとAIエージェントは、どちらか一方を選ぶものではありません。業務の中で、決まった手順の部分と、読み取りや判断が必要な部分を見分け、それぞれに合った仕組みを組み合わせることで、自動化の効果を高められます。

AIエージェントは、人を置き換えるためだけのものではありません。人が行っている定型的な作業を補助・代行し、担当者が本来注力すべき判断や調整に時間を使えるようにするための仕組みとして活用できます。

「自社の業務にはRPAとAIエージェントのどちらが合うか相談したい」「今のRPAを見直したい」という方は、お気軽にお問い合わせください。業務の棚卸しから仕組みの選定、導入・運用までをご支援いたします。

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参考資料

• 総務省・経済産業省「AI事業者ガイドライン（第1.2版）」（2026年3月31日）：https://www.meti.go.jp/shingikai/mono_info_service/ai_shakai_jisso/pdf/20260331_1.pdf